会社秘書役員業務

会社秘書役員(Company Secretary)とは:

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香港では、必ず”会社秘書役員”を任命しなければなりません。

会社秘書役員とは、会社の株主総会や取締役会の議事録の作成と保管、政府へのその他届出書類の作成と提出、発行済株券の保管業務など登記簿謄本内容の更新と保管を行う役員です。

香港の会社条例により、香港で登記されているすべての会社(駐在員事務所、支店は任意)にその任命が義務付けられており、会社登記所(Company Registry)への通知・登記が必要とされます。

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会社秘書役員の資格取得義務について

2018年の香港会社条例改正により、香港法人がサービスプロバイダーとして、会社秘書役員業務を提供する場合は、必ず資格(Trust or Company Service Provider License:略称TCSP)の取得が義務付けられています(2018年3月1日改正会社条例に基づく)。

会社の従業員など個人が会社秘書役員を務めることも可能ですが、その場合は香港在住者(香港居住住所およびIDカード保有者)に限られます。

会社条例の内容などの専門知識への精通が必要とされることから、一般的に当資格を取得している会計事務所や法律事務所のような専門事務所が業務を代行することが一般的といえます。

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主な会社秘書役の業務

香港で会社運営におけるさまざな登記上手続きを適切な処理を行う事が主な会社秘書役員の役割となります。代表される手続きは以下の通りとなります。

  1. 会社閉鎖および休眠手続き
  2. 年次報告書の更新手続き(Annual Return)
  3. 年次株主総会議事録の作成
  4. 取締役会議事録の作成
  5. 配当の拠出(期中配当・期末配当)
  6. 会社名変更手続き
  7. 会社登記住所変更手続き
  8. 取締役の変更手続き(就任・辞任・解任)
  9. 資本構成の変更手続き(株式譲渡・増資)

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弊社グループでも当会社秘書役員業務の資格を取得し、これらのサービスを提供しておりますので、ご用命があれば是非ご連絡ください。

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実質的支配者の開示について

2018年の香港会社条例改正により、アンチ・マネー・ロンダリングや反テロリズムなどの国際的な取り組みの強化に呼応し、香港政府は、 この度、会社条例(第622章)に新たな改正を加え、香港の上場企業を除く、香港で設立されたすべての法人に対し、その最終受益者に関する情報を入手及び開示することを義務付けることとなりました

この改正によって、各法人は登記資料の一部として、「Significant Controllers Register(以下、SCR)」(実質的支配者に関する台帳)に、法人の実質的支配者と見なされる最終受益者の関連情報を入手、記録ならび保管し、関連機関による法的な要請があれば、随時閲覧できるよう管理することが求められるようになります。

詳細は、このページをご参照ください。

弊社でも会社秘書役員として、上記のSCRの情報入手、維持、保管におきまして専門的なサポート、ならび「任命代表者」としてのサービスも提供させていただいております。